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城建档案馆综合业务管理系统

    城建档案是城市建设的历史记录,城建档案管理是城市建设管理工作的重要组成部分。随着我国社会主义现代化建设事业的蓬勃发展和城市化水平的不断提高,城建档案的数量日益增加,其种类和载体形态日渐丰富,如何对这些不断产生和纷繁复杂的档案资料的科学管理和有效利用,既是广大城建档案工作者的迫切愿望,也是社会主义现代化建设事业的迫切需要。

城建档案馆综合业务管理系统是为提高城建档案管理效率,改进现代化管理水平,促进城建档案管理发展,利用现代信息技术建立的城建档案馆综合业务管理系统,是各地城建档案馆的综合解决方案。系统可将不同载体上的、不同表现形式的档案信息,通过计算机录入、扫描等多种手段转化成数字信息,达到利用计算机和互联网来实现档案信息的自动化管理和传输目的。系统具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的多媒体全文数据库网络管理系统,能够开展档案计算机检索、档案信息网络传递、网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导等,适应社会的发展和时代的要求。


    软件主要功能简介如下:

业务审批流程

单流程

整个审批流程有三个单(子)流程。分别对应的纸质档案、照片档案、录像档案的审批。档案可以走单流程最终进入档案馆库房也可以走综合流程。需注意的是,单流程的结束仅表示该材质档案的处理结束,并不表示整份档案审批流程的完成。

纸质接收->> 纸质初审 ->> 纸质复审 ->> 纸质审核 ->>纸质立卷->>纸质分卷->>预归档->>归档

照片接收->> 照片初审 ->> 照片复审 ->> 照片审核  ->>照片立卷->>照片分卷->>预归档->>归档

声像接收->> 声像初审 ->> 声像复审 ->> 声像审核  ->>声像立卷->>声像分卷->>预归档->>归档

综合流程

->> 综合复审 ->> 综合审核 ->>装订->>归档

当三个单流程节点都走到审核,或审核以后的时候,就可以在综合复审界面中选择进入综合复审。综合流程,表示对整份档案进行审理,完成后即表示对整份档案的审理完成。综合审核之后代表对档案的审批已经结束。

虚拟档案室
  管理人员可以像在现实中一样定位好档案的具体位置,查询人员查询到档案后只要看到虚拟位置就能够到现实中的档案室中寻找到纸质档案。档案柜、室设置:提供增加、修改、删除档案柜等功能,可自定义设置行、列及档案的具体存放数量等相关信息,档案管理更简便;档案室的设置可以无限多级。虚拟档案室的组成可参考本公司软件。

档案室设置规则如下:
   
1)定义档案室名称

2)设置档案室的排数和列数

3)定义每列的列名和卷标名:

 列名示例:1列、2列、3…….

 卷标名:由1组可由证号组成,示例:01047015-01049830

4)设置档案列的层数和组数

5)定义每个层组的卷标名:由1组证号组成,示例:01047015-01049830

报送文件模板

    参数设置报送文件模板可以预先对各种工程类型的报送文件进行设定,在企业提交档案时,自动套用对应的文件模板。

电子档案数据挂接

实现档案数字化转换过程中形成的目录数据库与扫描件的挂接。

以拖拽方式将扫描图片文件直接上传到对应的档案信息文件夹中(如下图),实现数字档案与卷宗信息的合并、挂接功能。

点击“保存”按钮,系统自动挂接扫描的图像,挂接后的卷内目录图片信息,如下图。

通过调整卷内目录内材料名称的起止页码(如下图),系统能自动控制卷内目录下材料名称对应挂接的文件和数量。

点击“卷宗”(如下图),系统会自动将该卷宗的图像文件进行合并,自动生成PDF数字卷宗文件。

图片影像管理

1)提供纸质档案图像的扫描及编辑功能,对扫描后的图像提供放大、缩小、旋转、编辑、剪裁、去污点、亮度调整、Gamma调整等。

2)扫描时可以自动计算出当前卷内目录下已经扫描了多少张图片。

3)在图像列表中可以粘贴、剪切、删除、插入图像。

4)可以对图像实现翻页、放大、缩小,以方便查档人员的要求。

5)提供删除图像、删除卷内目录的功能,修改功能。

6)提供自动浏览功能,可以在不操作的情况下自动浏览当前卷的图像。

7)自动添加防伪水印功能。

8)所有的档案都通过扫描进入了服务器,如果需要调用档案则只要输入权证号(或相应关键搜索词)就能够调该档案的所有材料,通过需要打印某张材料则点击该张材料就可以打印出来。

存储格式管理

1、图片文件一般采用JPG格式。

2、卷宗文件所包含的图片可以文件为单位生成PDF文件,一般采用PDF格式存储,一个文件对应一个PDF文件,一份案卷对应一个或多个PDF文件。一个项目、工程、案卷分别对应一个文件夹,一个项目文件包括一个或多个工程文件夹,一个工程文件夹包括一个或多个案卷文件夹,一个案卷文件夹包括一个或多个PDF文件。

软件及数据安全

1、 软件开发符合国家信息化安全标准,有相应的加密功能,和权限访问管理功能。支持加密锁等安全设计。

2、 数据回收站:档案管理软件著录时删除的数据和电子档案文件应临时保存在数据回收站子系统中,可以随时回复,也可以彻底清除,以防误删除有用的档案数据。

3、 没有通过系统认证的计算机无法登录,已认证的计算机可以关闭或禁止登录。

4、   对电子档案进行加密处理,防止直接拷贝档案数字化文件数据,保证电子档案离开档案管理系统便不能使用。

设计规范

1.   GB/T50323-2001《城建档案著录规范》

2.   GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》

3.   CJJ/T 158-2011《城建档案业务管理规范》

 

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